・会議は“始まる前の準備”が大切
・リーダーがおさえておくべき、満足度の高い会議にするための“８つのポイント”
会議は“始まる前の準備”が大切
「１００の仕事に、２００の準備」
（原田隆史）
上記の言葉の通り、原田隆史先生から教えて頂いたのは、“いかに準備を徹底できるか”ということです。
「プロは１００の仕事に２００の準備で臨み、いつも成功するが、アマチュアは１００の仕事に５０の準備で臨み、いつも失敗する」
とも教えて頂きました。
リーダーは、物事は、始まる前の“準備”が、成否を分けるのだということを知っておかなくてはなりません。
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リーダーが押さえておくべき、“リスクマネジメント”の原理・原則
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でも記事にしたように、いかに“予測”し、“準備を徹底できるか”が、リーダーの大切な姿勢です。
会議も同じように、始まる前にいかに準備を徹底できるかが大切であり、以下のポイントをおさえることで、満足度の高い会議にすることができます。
リーダーがおさえておくべき、満足度の高い会議にするための“８つのポイント”
ここでは、
リーダーがおさえておくべき、満足度の高い会議にするために“８つのポイント”をお伝えします。
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１．時間通り始める
２．アイスブレイク
３．前向きな姿勢を期待する
４．自己紹介を行う
５．テーマを確認する
６．全体の時間配分を伝える
７．ゴールイメージを共有する
８．進行方法を確認する
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１．時間通り始める
あたり前のことではありますが、出来ていない組織は多いです。
５分前には着席し、気持ちを落ち着け、資料を確認してから、時間通りに開始することが大切です。
「もう少しお待ちください」
という姿勢では、“遅刻しても許されるのだ”という暗黙のルールを生み出してしまい、誰も時間通りにこなくなってしまいます。
リーダーはもちろん、全員が時間通りに集まり、開始できることが、満足度の高い会議にするためのとても重要なポイントです。
２．アイスブレイク
会議の最初は、重い“緊張感”が漂っています。
雰囲気・ムードは、その後の会議を大きく左右しますので、積極的に場を和ませることが必要です。
・用意したお菓子を食べてもらう。
・近況について、１分ほど話し合ってもらう。
など、
話しやすい雰囲気・ムードを作ることが大切です。
３．前向きな姿勢を期待する
“どんな姿勢で参加して欲しいのか”を最初に伝えておきましょう。
アイデアを期待するので、積極的な発言を期待しているのか、重要な案件なので、慎重に議論して欲しいのかなど、どんな姿勢で会議に参加して欲しいかを伝えておくことが大切です。
４．自己紹介を行う
普段面識の無い人同士の会議などであれば、自己紹介を入れましょう。
お互いを知ることで、その後の会議が活発になります。
５．テーマを確認する
“何について会議を行うか”を再確認し、全体で共有しましょう。
ホワイトボードに板書しておくと、常に全員が確認でき、会議の方向性がぶれなくなります。
６．全体の時間配分を伝える
全体の所要時間はもちろん、各テーマの時間配分も伝えましょう。
レジメに“（１５分）”などと、テーマの横に書いておくのも効果的です。
終了時間を厳守するためにも、時間配分も伝えておくことが重要です。
７．ゴールイメージを共有する
“今日の会議はどうなれば成功か”というゴールイメージを共有しましょう。
・上半期に取り組むアクションプランの３つの軸が決定する
・今度のプロジェクトについて、メンバーを選出する
など、会議の最初に共有しておくことで、進行が円滑に行われます。
８．進行方法を確認する
事前に伝えてあった「役割」（司会・書記など）を再度確認します。
そして、会議の進め方、方針、意思決定のプロセスなどについても共有しておきます。
・終了５分前までに結論が出ない場合は、◯◯とします（一任する、次回に持ち越しなど）
という“グラウンドルール”を決めておくことが、非常に重要です。
リーダーは、このような８つのポイントをおさえることで、満足度の高い会議を行うことができ、お互いに協力して成果を出せるチームになるのです。
リスト化し、常に習慣として取り組めるようになることで、あなたの“リーダーシップ”も向上していきます。
